Connection Tea

05-09-2021 | Mirabeau

“Een remote onboarding tool die ervoor zorgt dat de onboarder een betere connectie krijgt met collega's en de bedrijfscultuur.”

Overview

Role

Research | Concepting | Interaction | Visual Design | Prototyping

Tools

Miro | Figma | ProtoPie | Webflow | After Effects

Opdracht

Tijdens mijn minor User Interfaces en User Experience Design heb ik van Mirabeau / Cognizant de opdracht gekregen om hun huidige onboardingproces te verbeteren, door een onboardingtool op afstand te ontwerpen die gericht is op menselijke interactie.

Probleem

Tijdens de pandemie begonnen veel mensen vanuit huis te werken. Dit was ook het geval bij Mirabeau/Cognizant. Vooral voor nieuwe werknemers was dit een uitdaging, doordat zij nog niet hun plekje binnen het bedrijf hadden gevonden en daarnaast remote moesten werken. Zij moesten nog van alles ontdekken. Er werd onvoldoende aandacht besteed aan het sociale/menselijke aspect van de nieuwe baan, terwijl dit wel nieuwe werknemers kan helpen om hun draai te vinden binnen het bedrijf.

De ontwerpvraag luidt:

"Hoe kunnen we een remote onboarding tool ontwerpen die gefocust is op het verbeteren van de menselijke (emotionele) kant van de onboarding?"

Proces

  • Connect

  • Strakeholdermap
    Interviews
    Desk research
    Persona’s
    Statement Cards
    User Journey
    Concurrentie analyse
    Patterns & Libraries

  • Concept

  • Job stories
    Ontwerprichtlijnen
    Associatief denken
    Brainstorm 6-5-3
    Crazy 8
    Group passing
    Storyboarding
    Content strategy
    Business canvas model

  • Create

  • User stories
    Style guide
    Flowchat
    Wireframing
    Figma prototype
    Usability testing maze
    ProtoPie prototype
    Product video

Oplossing

Nieuwe collega’s van Mirabeau / Cognizant ontvangen, na het tekenen van hun contract, een gepersonaliseerd welkomstpakket met een onboarding applicatie. Hiermee kunnen zij zich thuis voorbereiden op hun eerste paar werkweken, door alvast kennis te maken met de bedrijfscultuur en collega’s.

01

Connect

De huidige situatie in kaart brengen

Om een beeld te krijgen van Mirabeau als bedrijf en de verwachtingen die het bedrijf heeft van het project, heb ik een sessie georganiseerd met werknemers van Mirabeau. Mijn doel van de sessie was een beeld krijgen hoe de werknemers de bedrijfscultuur in Mirabeau ervaren en wat Mirabeau wil uitstralen naar de buitenwereld. Met de werknemers van Mirabeau is er een stakeholder map gemaakt om te visualiseren hoe de structuur binnen het bedrijf in elkaar zit. Hiermee kan ik gedurende het project bepalen of bepaalde stakeholders benaderd moeten worden.

Interviews

Door het afnemen van interviews bij onboarders van Mirabeau, wilde ik de doelgroep beter leren kennen. Na het analyseren van de interviews werd duidelijk dat binnen de doelgroep drie subdoelgroepen te vinden waren: ervaren -, gemiddeld ervaren - en beginnende onboarders. De subdoelgroepen zijn verwerkt in drie persona’s. Het kennisniveau op de werkvloer heeft invloed op de behoefte die de onboarder heeft.

Customer Journey

Het huidige onboardingsproces heb ik in kaart gebracht aan de hand van een Customer Journey. In de journey map wordt er onderscheid gemaakt tussen de subdoelgroepen. Zo kon er bepaald worden waar in het proces de meeste winst behaald kon worden. Beginners worden aangegeven met blauw, gemiddeld ervaren met groen en ervaren met oranje.

Wat opviel

  • Hoe lager het kennisniveau op de werkvloer, hoe frequenter de schommeling.

  • Het moment van pieken is voornamelijk wanneer er interactie plaatsvindt tussen de onboarders en collega’s.

  • Er is een dal vanaf het moment dat zij zijn aangenomen tot aan hun eerste werkdag. Hier kan dus op worden ingespeeld.

customer journey

Job stories

De inzichten uit de desk research en field research heb ik uiteindelijk omgezet in job stories, die gesorteerd staan op verschillende thema’s. Net als in de Customer Journey wordt hier ook een onderscheid gemaakt in de subdoelgroep. Beginners worden aangegeven met blauw, gemiddeld ervaren met groen en ervaren met oranje. Inzichten die betrekking hebben tot de behoefte van het bedrijf Mirabeau worden in het zwart weergegeven.

Ontwerprichtlijnen

Deze fase van het ontwerpproces heb ik afgesloten met het opstellen van ontwerprichtlijnen voor de onboarding tool van Mirabeau/Cognizant. De richtlijnen zijn opgesteld aan de hand van de belangrijkste inzichten die tijdens de connect fase zijn opgedaan. Aan hand van de richtlijnen kan verder gebrainstormd worden.

Introductie

De onboarder moet tijdens de onboardingfase op een 'fun' manier geïntroduceerd worden aan zijn collega's, om zo persoonlijke connecties aan te gaan.

Bedrijfscultuur

De onboarder moet tijdens de onboardingfase meegenomen worden in de bedrijfscultuur, zodat hij/zij voorbereid wordt op de manier van werken en de sfeer binnen het bedrijf.

Persoonlijke onboarding

De onboarding tool moet de gebruiker in staat stellen om zelf zijn onboardingproces bij te sturen naar de persoonlijke behoeften.

Delen van kennis

Het ontwerp moet de onboarder in staat stellen door middel van een omgeving waar kennis gedeeld kan worden, zoveel mogelijk zelfstandig aan de slag te kunnen gaan.

02

Concept

Brainstormen

Tijdens deze fase van het ontwerpproces is het van belang om ideeën te genereren, om zo een concept te kunnen ontwikkelen. Ik heb hier gebruik gemaakt van een aantal brainstorm methodes, namelijk associatief denken, 635-brainstorm, group passing en crazy 8.

Het concept

Na het brainstormen zijn er drie concepten uitgekomen die relevant zijn voor de doelgroep. Vervolgens is er van elk concept een storyboard gemaakt, zodat het concept zo snel mogelijk getest konden worden bij de gebruikers. Uiteindelijk is er gekozen voor het concept Connection Tea.

On Your Desk

On Your Desk is a tool that supports the onboarder in finding available colleagues who have the time to answer questions. This lowers the threshold for asking for help and allows the onboarder to work independently again.

Connection Tea

Connection Tea is a welcome pack that onboarders receive after signing their contract. With this they can prepare themselves for their new job at Mirabeau by scanning the QR-code on the tea labels. They receive information on four themes, namely colleagues, corporate culture, projects and practical matters.

QuestionAway

QuestionAway is an environment where onboarders can go with their problems. The colleagues sitting on the couch provide solutions to the problems by creating creative content that is uploaded in the same environment. This ensures that future onboarders no longer encounter the same problem.

Het gekozen concept: Connection Tea

01 Take initiative

The concept encourages the user to take more initiative by providing the onboarder with information. As a result, the onboarder does not have to take a wait-and-see attitude because the onboarder already has some knowledge.

02 Support

The onboarder is supported by receiving information about the various themes in advance. The information is given by colleagues. By means of content such as vlogs, other people's experiences are shared which can support the onboarder during his own onboarding process.

03 Meet colleagues

You get to know people through content that gives you an idea of ​​who can approach you. The threshold for approaching people becomes smaller because you already have an impression of your colleagues.

04 Personal onboarding

The onboarders can decide for themselves which themes they want to learn more about. The user can therefore control his own onboarding. Even more variation can be made in the concept.

  • 01 Het is eindelijk zover! Anna tekent haar contract bij Mirabeau. Ze heeft officieel een nieuwe baan. Over twee weken is Anna's eerste werkdag. Ze vindt het erg spannend en weet niet zo goed wat ze kan verwachten. Anna zou graag willen weten wie haar collega's zijn, hoe de bedrijfscultuur is binnen Mirabeau en hoe Mirabeau te werk gaat met projecten.

  • 02 Een paar dagen later belt er een postbode aan met een welkomstpakket van Mirabeau. Anna vindt het erg leuk en is nieuwsgierig naar wat er in zit. Ze gaat snel naar binnen om het welkomstpakket te openen.

  • 03 Eenmaal binnen opent Anna het pakketje. Ze haalt de spullen uit de doos en leest de bijgevoegde welkomstflyer. Op de welkomstflyer staat geschreven dat Anna met de QR-code snel haar collega's kan ontmoeten. Anna kan niet wachten om te zien wie haar collega's allemaal zijn. Ze wordt hier erg enthousiast van.  Verder zit er in de doos een mok met Anna's naam. Dit vindt Anna erg leuk en het voelt nu echt alsof ze een onderdeel wordt van Mirabeau. Daarnaast zit er in de doos ook een theedoos met thee. Er staan themasmaken op: collega's, bedrijfscultuur, projecten en praktische zaken. Anna vindt dit er interessant uitzien. Ze is benieuwd waar dit allemaal mee te maken heeft.

  • 04 Anna pakt haar telefoon erbij en scant de QR-code. Ze is erg benieuwd naar haar collega's. Ze krijgt een welkomstvideo te zien. Ze drukt op play en de welkomstvideo begint met afspelen. In de video is er een aantal collega's die Anna welkom heten. Ze feliciteren haar met haar nieuwe baan. In de video wordt door de collega's uitgelegd dat Anna elke dag een kopje thee kan drinken om zo meer te weten te komen over haar nieuwe baan bij Mirabeau. Bij elk theetje is er een QR-code waarmee ze content te zien krijgt over een van de thema's. Op deze manier kan zij zich goed voorbereiden op haar nieuwe baan en zichzelf van haar beste kant laten zien.

  • 05 De volgende ochtend wordt Anna wakker en begint ze haar dag met een kopje thee in haar nieuwe mok. Anna kiest voor de themasmaak bedrijfscultuur. Ze zou graag willen weten hoe formeel de omgang met elkaar is. Ze hoopt hier meer over te weten te komen. Vervolgens zet Anna haar kopje thee.

  • 06 Anna scant het label van de thee met de QR-code, zodat zij de content kan bekijken tijdens het drinken van haar thee.

  • 07 Ze krijgt een video te zien met de vraag "Wat is het verschil tussen Mirabeau en Cognizant? Anna vindt dit een hele goede vraag, ze snapt zelf het verschil ook niet helemaal. In de video vertellen verschillende collega's vanuit hun eigen ervaring wat nou precies het verschil is. Terwijl Anna haar warme thee drinkt, kijkt zij vol enthousiasme naar de video.

  • 08 Na het bekijken van de video weet Anna wat Cognizant is en wat Mirabeau is, wat de verschillen zijn en hoe deze tot uiting komen op het werkvloer. Dit geeft Anna stof om over na te kunnen denken de komende dag. Morgen drinkt Anna in de ochtend weer een kopje thee, om zo in etappes geïnformeerd te worden.

  • 09 Anna is al een beetje op de hoogte van de gang van zaken. Ze kent namelijk al een aantal collega's van de video's en ze heeft ook al een indruk welke collega's haar leuk lijken. Ze zou hen wel een keer kunnen benaderen voor een kopje thee. Daarnaast is ze op de hoogte van het verschil in de formaliteit tussen  collega's onderling en bij interactie met klanten. Verder weet zij al hoe Mirabeau ongeveer te werk gaat op het gebied van projecten. Anna voelt zich klaar voor haar eerste werkdag en is niet bang om overspoeld te worden met informatie.

Storyboard
Connection Tea

Connection Tea is een welkomstpakket dat onboarders ontvangen na het tekenen van hun contract. Hiermee kunnen zij zichzelf voorbereiden op hun nieuwe baan bij Mirabeau. Zij krijgen informatie over vier thema's, namelijk collega's, bedrijfscultuur, projecten en praktische zaken.

Aan de hand van de aangeboden content leert de onboarder Mirabeau beter kennen. De onboarder kan zelf bepalen hoeveel content hij per dag bekijkt. Als de onboarder begint met werken, is hij alvast op de hoogte van de gang van zaken. De informatie die de onboarder krijgt op zijn eerste werkdag is hierdoor niet helemaal nieuw, waardoor de onboarder zich op de eerste werkdag zekerder zal voelen. Zo kan hij zichzelf van zijn beste kant laten zien.

03

Create

Flowchart

Na het vaststellen van de verschillende functionaliteiten aan de hand van job stories, heb ik met behulp van een flowchart het proces van Connection Tea op een visuele manier verder in kaart gebracht. De mogelijke uitkomsten van scenario’s zijn verwerkt in de flowchart.

Style Guide

Kleuren

Voor het kleurenpallet van de Connection Tea App is er gekozen voor een complementair kleurenschema.  De kleur blauw is gekozen, omdat dit professionaliteit uitstraalt. Daarnaast sluit blauw ook aan bij de huisstijl van Cognizant. Verder is er gekozen voor de kleur geel. Dit is een warme kleur, die positiviteit en motivatie uitstraalt. Hiermee voelen de onboarders zich meer welkom.

Vormen

In de applicatie hebben wij gekozen voor ronde vormen, omdat deze prettig aanvoelen voor het oog. Daarnaast ogen ronde vormen vriendelijk.  Daarentegen ogen scherpe vormen juist heel professioneel. Wij willen een balans tussen een welkome uitstraling en een professionele uitstraling. Om hier een balans in te vinden hebben wij gekozen voor rechte vormen met ronde hoeken.

Moodboard

Er zijn verschillende moodboards gemaakt om inspiratie op te doen en design patterns te bekijken. Vervolgens is er met de doelgroep gekeken naar welke elementen hen het meeste aanspraken.

Wireframes

Aan de hand van user stories ben ik gaan wireframen. Hierbij had ik minder tijd dan gepland, doordat er een kill your darling is gedaan. Ik heb ervoor gekozen om eerst wat grove wireframes te maken, zodat de structuur van de app zo snel mogelijk getest kon worden bij de gebruiker. Vervolgens heb ik de wireframes steeds meer  geconcretiseerd.

Design system

Per onderdeel heb ik de verschillende interacties beschreven met de bijbehorende ontwerpkeuzes, zodat het ontwikkelen van een high fid prototype makkelijker zal zijn.

Prototype

Na het uitwerken en testen van de wireframes en het vaststellen van het design, ben ik de high-fid prototype verder gaan uitwerken. Hierbij heb ik verschillende variaties gemaakt. Het uiteindelijke resultaat is hieronder te zien.

  • Werk naadloos

    Nadat de onboarder zijn profiel heeft samengesteld, ziet hij de Connection Tea homepage. Vanaf de homepage kan de onboarder via het sticky menu onderaan door de hele applicatie navigeren. Daarnaast staat de QR-code scanknop op de homepage en door deze centraal op de homepagina te plaatsen willen we de onboarder motiveren om door makkelijk en snel hier gebruik van te maken.

  • Begin de dag met een kopje thee terwijl je aftelt naar je eerste werkdag

    Scan de QR-codes van de meegeleverde thee en kom meer te weten over Mirabeau. Elke theesoort geeft je informatie over een ander werkgerelateerd thema. Met de Connection Tea-applicatie helpen we de onboarder om voor zijn eerste werkdag een band met het bedrijf te krijgen.

  • Voorbereiding is het halve werk

    Bereid jezelf voor door inhoud met betrekking tot Mirabeau te bekijken. Op de inhoudspagina vind je alle thee-etiketten en bijbehorende thema's. Je kunt zien welke thee-etiketten je al hebt gescand en je favorieten leuk vindt. De inhoud omvat video's, infographics, blogs en podcasts. Voor elk wat wils.

  • Maak connecties met je nieuwe collega’s

    Door jouw interesses te ontdekken, gaat de applicatie Connection Tea op zoek naar collega's met bijpassende interesses en waarden. De applicatie houdt rekening met uw persoonlijke waarden. Uit testresultaten blijkt dat onboarders hierdoor makkelijker contact leggen met hun nieuwe collega's.

  • Ontmoet je collega's

    Connection Tea helpt onboarders om de juiste collega's te vinden die hen kunnen ondersteunen tijdens hun onboarding. Er is een lijst met contactpersonen op de pagina Collega's. Deze contacten zijn allemaal collega's van Mirabeau. Je vindt de interesses, afdeling en functie van de collega. Nu kunt u zelfstandig zoeken naar de juiste persoon.

  • Verhoog je productiviteit

    Je hoeft niet meer eindeloos te zoeken naar alles wat geregeld moet worden voor je eerste werkdag. Alle taken die je moet regelen voor je onboarding vind je in de Connection Tea applicatie. Daarnaast krijg je extra ondersteuning. Er zijn links in de beschrijving van de taken die u kunnen helpen een taak sneller te voltooien.

04

End Product

Final Product

Klik op de button hieronder om het ProtoPie prototype uit te proberen of bekijk de video hiernaast om een indruk te krijgen van de Connection Tea App.

Bekijk prototype
05

Reflection

01

Doelgroep leren kennen

Een van mijn grootste uitdagingen was het leren kennen van de doelgroep. Omdat ik niet in dezelfde locatie als mijn doelgroep was, moest ik creatief zijn in het verzamelen van informatie en feedback. Dit heeft me geleerd om bestaande methodes om te bouwen, om zo alsnog waardevolle input te krijgen.

02

Remote werken

Remote werken was ook een groot deel van mijn ervaring. Hoewel het soms moeilijk was om verbinding te maken met mijn teamleden, heb ik geleerd hoe belangrijk het is om duidelijke afspraken te maken en regelmatig check-ins te hebben. Een andere belangrijke les die ik heb geleerd, is het kennen van elkaars sterktes en zwaktes binnen een team. Dit heeft me geholpen om effectievere beslissingen te nemen en om ervoor te zorgen dat iedereen een rol had waarin ze konden uitblinken.

03

Effectief communiceren

Daarnaast heb ik, door de samenwerking met een Engelssprekende doelgroep,  geleerd hoe belangrijk effectieve communicatie is voor het slagen van een project. Dit betekende dat ik soms extra tijd moest besteden aan het verduidelijken van mijn boodschap en het bevestigen van begrip.

04

Binding door gemeenschappelijke waardes

Ik heb geleerd hoe belangrijk het is om mensen te verbinden aan de hand van gemeenschappelijke waardes. Dit heeft me geholpen om een beter begrip te krijgen van de doelgroep. Hierdoor kon ik een betere relatie opbouwen met mijn doelgroep, waardoor ik een effectievere oplossing heb kunnen ontwikkelen.

Meer projecten

Let's work together!

Ben je op zoek naar iemand die jouw visie tot leven kan brengen of heb je een project waar je hulp bij nodig hebt? Neem dan gerust contact met mij op. Ik ben altijd geïnteresseerd in nieuwe uitdagingen en samenwerkingen.

Neem contact op