Connection Tea
05-09-2021 | Mirabeau
“Een remote onboarding tool die ervoor zorgt dat de onboarder een betere connectie krijgt met collega's en de bedrijfscultuur.”
Opdracht
Tijdens mijn minor User Interfaces en User Experience Design heb ik van Mirabeau / Cognizant de opdracht gekregen om hun huidige onboardingproces te verbeteren, door een onboardingtool op afstand te ontwerpen die gericht is op menselijke interactie.
Probleem
Tijdens de pandemie begonnen veel mensen vanuit huis te werken. Dit was ook het geval bij Mirabeau/Cognizant. Vooral voor nieuwe werknemers was dit een uitdaging, doordat zij nog niet hun plekje binnen het bedrijf hadden gevonden en daarnaast remote moesten werken. Zij moesten nog van alles ontdekken. Er werd onvoldoende aandacht besteed aan het sociale/menselijke aspect van de nieuwe baan, terwijl dit wel nieuwe werknemers kan helpen om hun draai te vinden binnen het bedrijf.
De ontwerpvraag luidt:
"Hoe kunnen we een remote onboarding tool ontwerpen die gefocust is op het verbeteren van de menselijke (emotionele) kant van de onboarding?"
Proces
Connect
Strakeholdermap
Interviews
Desk research
Persona’s
Statement Cards
User Journey
Concurrentie analyse
Patterns & Libraries
Concept
Job stories
Ontwerprichtlijnen
Associatief denken
Brainstorm 6-5-3
Crazy 8
Group passing
Storyboarding
Content strategy
Business canvas model
Create
User stories
Style guide
Flowchat
Wireframing
Figma prototype
Usability testing maze
ProtoPie prototype
Product video
Oplossing
Nieuwe collega’s van Mirabeau / Cognizant ontvangen, na het tekenen van hun contract, een gepersonaliseerd welkomstpakket met een onboarding applicatie. Hiermee kunnen zij zich thuis voorbereiden op hun eerste paar werkweken, door alvast kennis te maken met de bedrijfscultuur en collega’s.
Connect
De huidige situatie in kaart brengen
Om een beeld te krijgen van Mirabeau als bedrijf en de verwachtingen die het bedrijf heeft van het project, heb ik een sessie georganiseerd met werknemers van Mirabeau. Mijn doel van de sessie was een beeld krijgen hoe de werknemers de bedrijfscultuur in Mirabeau ervaren en wat Mirabeau wil uitstralen naar de buitenwereld. Met de werknemers van Mirabeau is er een stakeholder map gemaakt om te visualiseren hoe de structuur binnen het bedrijf in elkaar zit. Hiermee kan ik gedurende het project bepalen of bepaalde stakeholders benaderd moeten worden.
Interviews
Door het afnemen van interviews bij onboarders van Mirabeau, wilde ik de doelgroep beter leren kennen. Na het analyseren van de interviews werd duidelijk dat binnen de doelgroep drie subdoelgroepen te vinden waren: ervaren -, gemiddeld ervaren - en beginnende onboarders. De subdoelgroepen zijn verwerkt in drie persona’s. Het kennisniveau op de werkvloer heeft invloed op de behoefte die de onboarder heeft.
Customer Journey
Het huidige onboardingsproces heb ik in kaart gebracht aan de hand van een Customer Journey. In de journey map wordt er onderscheid gemaakt tussen de subdoelgroepen. Zo kon er bepaald worden waar in het proces de meeste winst behaald kon worden. Beginners worden aangegeven met blauw, gemiddeld ervaren met groen en ervaren met oranje.
Wat opviel
Hoe lager het kennisniveau op de werkvloer, hoe frequenter de schommeling.
Het moment van pieken is voornamelijk wanneer er interactie plaatsvindt tussen de onboarders en collega’s.
Er is een dal vanaf het moment dat zij zijn aangenomen tot aan hun eerste werkdag. Hier kan dus op worden ingespeeld.
Job stories
De inzichten uit de desk research en field research heb ik uiteindelijk omgezet in job stories, die gesorteerd staan op verschillende thema’s. Net als in de Customer Journey wordt hier ook een onderscheid gemaakt in de subdoelgroep. Beginners worden aangegeven met blauw, gemiddeld ervaren met groen en ervaren met oranje. Inzichten die betrekking hebben tot de behoefte van het bedrijf Mirabeau worden in het zwart weergegeven.
Ontwerprichtlijnen
Deze fase van het ontwerpproces heb ik afgesloten met het opstellen van ontwerprichtlijnen voor de onboarding tool van Mirabeau/Cognizant. De richtlijnen zijn opgesteld aan de hand van de belangrijkste inzichten die tijdens de connect fase zijn opgedaan. Aan hand van de richtlijnen kan verder gebrainstormd worden.
Introductie
De onboarder moet tijdens de onboardingfase op een 'fun' manier geïntroduceerd worden aan zijn collega's, om zo persoonlijke connecties aan te gaan.
Bedrijfscultuur
De onboarder moet tijdens de onboardingfase meegenomen worden in de bedrijfscultuur, zodat hij/zij voorbereid wordt op de manier van werken en de sfeer binnen het bedrijf.
Persoonlijke onboarding
De onboarding tool moet de gebruiker in staat stellen om zelf zijn onboardingproces bij te sturen naar de persoonlijke behoeften.
Delen van kennis
Het ontwerp moet de onboarder in staat stellen door middel van een omgeving waar kennis gedeeld kan worden, zoveel mogelijk zelfstandig aan de slag te kunnen gaan.
Concept
Het concept
Na het brainstormen zijn er drie concepten uitgekomen die relevant zijn voor de doelgroep. Vervolgens is er van elk concept een storyboard gemaakt, zodat het concept zo snel mogelijk getest konden worden bij de gebruikers. Uiteindelijk is er gekozen voor het concept Connection Tea.
On Your Desk
On Your Desk is a tool that supports the onboarder in finding available colleagues who have the time to answer questions. This lowers the threshold for asking for help and allows the onboarder to work independently again.
Connection Tea
Connection Tea is a welcome pack that onboarders receive after signing their contract. With this they can prepare themselves for their new job at Mirabeau by scanning the QR-code on the tea labels. They receive information on four themes, namely colleagues, corporate culture, projects and practical matters.
QuestionAway
QuestionAway is an environment where onboarders can go with their problems. The colleagues sitting on the couch provide solutions to the problems by creating creative content that is uploaded in the same environment. This ensures that future onboarders no longer encounter the same problem.
Het gekozen concept: Connection Tea
The concept encourages the user to take more initiative by providing the onboarder with information. As a result, the onboarder does not have to take a wait-and-see attitude because the onboarder already has some knowledge.
The onboarder is supported by receiving information about the various themes in advance. The information is given by colleagues. By means of content such as vlogs, other people's experiences are shared which can support the onboarder during his own onboarding process.
You get to know people through content that gives you an idea of who can approach you. The threshold for approaching people becomes smaller because you already have an impression of your colleagues.
The onboarders can decide for themselves which themes they want to learn more about. The user can therefore control his own onboarding. Even more variation can be made in the concept.
Storyboard
Connection Tea
Connection Tea is een welkomstpakket dat onboarders ontvangen na het tekenen van hun contract. Hiermee kunnen zij zichzelf voorbereiden op hun nieuwe baan bij Mirabeau. Zij krijgen informatie over vier thema's, namelijk collega's, bedrijfscultuur, projecten en praktische zaken.
Aan de hand van de aangeboden content leert de onboarder Mirabeau beter kennen. De onboarder kan zelf bepalen hoeveel content hij per dag bekijkt. Als de onboarder begint met werken, is hij alvast op de hoogte van de gang van zaken. De informatie die de onboarder krijgt op zijn eerste werkdag is hierdoor niet helemaal nieuw, waardoor de onboarder zich op de eerste werkdag zekerder zal voelen. Zo kan hij zichzelf van zijn beste kant laten zien.
Create
Style Guide
Kleuren
Voor het kleurenpallet van de Connection Tea App is er gekozen voor een complementair kleurenschema. De kleur blauw is gekozen, omdat dit professionaliteit uitstraalt. Daarnaast sluit blauw ook aan bij de huisstijl van Cognizant. Verder is er gekozen voor de kleur geel. Dit is een warme kleur, die positiviteit en motivatie uitstraalt. Hiermee voelen de onboarders zich meer welkom.
Vormen
In de applicatie hebben wij gekozen voor ronde vormen, omdat deze prettig aanvoelen voor het oog. Daarnaast ogen ronde vormen vriendelijk. Daarentegen ogen scherpe vormen juist heel professioneel. Wij willen een balans tussen een welkome uitstraling en een professionele uitstraling. Om hier een balans in te vinden hebben wij gekozen voor rechte vormen met ronde hoeken.
End Product
Final Product
Klik op de button hieronder om het ProtoPie prototype uit te proberen of bekijk de video hiernaast om een indruk te krijgen van de Connection Tea App.
Reflection
Doelgroep leren kennen
Een van mijn grootste uitdagingen was het leren kennen van de doelgroep. Omdat ik niet in dezelfde locatie als mijn doelgroep was, moest ik creatief zijn in het verzamelen van informatie en feedback. Dit heeft me geleerd om bestaande methodes om te bouwen, om zo alsnog waardevolle input te krijgen.
Remote werken
Remote werken was ook een groot deel van mijn ervaring. Hoewel het soms moeilijk was om verbinding te maken met mijn teamleden, heb ik geleerd hoe belangrijk het is om duidelijke afspraken te maken en regelmatig check-ins te hebben. Een andere belangrijke les die ik heb geleerd, is het kennen van elkaars sterktes en zwaktes binnen een team. Dit heeft me geholpen om effectievere beslissingen te nemen en om ervoor te zorgen dat iedereen een rol had waarin ze konden uitblinken.
Effectief communiceren
Daarnaast heb ik, door de samenwerking met een Engelssprekende doelgroep, geleerd hoe belangrijk effectieve communicatie is voor het slagen van een project. Dit betekende dat ik soms extra tijd moest besteden aan het verduidelijken van mijn boodschap en het bevestigen van begrip.
Binding door gemeenschappelijke waardes
Ik heb geleerd hoe belangrijk het is om mensen te verbinden aan de hand van gemeenschappelijke waardes. Dit heeft me geholpen om een beter begrip te krijgen van de doelgroep. Hierdoor kon ik een betere relatie opbouwen met mijn doelgroep, waardoor ik een effectievere oplossing heb kunnen ontwikkelen.
Let's work together!
Ben je op zoek naar iemand die jouw visie tot leven kan brengen of heb je een project waar je hulp bij nodig hebt? Neem dan gerust contact met mij op. Ik ben altijd geïnteresseerd in nieuwe uitdagingen en samenwerkingen.