%402x.svg)
Vluchtelingen Volgsysteem
05-09-2022 | MULTI INTELLIGENCE CENTER
‘Hotel reserveringssysteem’ dashboard om vluchtelingen op de beste plek onder te brengen en data te verzamelen.
Opdracht
Na mijn afstudeerstage bij de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond en het Multi Intelligence Center (MIC) ben ik betrokken bij de opbouw van het Vluchtelingen Volgsysteem (VVS). Hoewel het systeem snel in gebruik werd genomen, is er destijds geen rekening gehouden met een human centered approach. Ook is de visual identity van het MIC niet verwerkt in het systeem. Er is vooral gelet op de functionaliteiten die het systeem destijds moest hebben. Na afloop van mijn stage ben ik gevraagd om nog langer bij de organisatie te blijven om de problemen in het systeem aan te pakken.
Probleem
De oorlog in Oekraïne heeft geleid tot een grote stroom vluchtelingen die Nederland als eindbestemming kozen. De veiligheidsregio's werken samen met andere organisaties, zoals de IND en lokale gemeenten, om ervoor te zorgen dat vluchtelingen een veilige en menselijke opvang krijgen tijdens hun verblijf in Nederland. De veiligheidsregio’s bieden noodhulp zoals onderdak, gezondheidszorg en ondersteuning.
Het vluchtelingen volgsysteem (VVS) registreert en volgt vluchtelingen en biedt een overzicht van de achtergrond, status en locatie van vluchtelingen. Ook helpt het bij het coördineren van hulpverlening en ondersteuning, zoals huisvesting, gezondheidszorg, opleidingen en andere vormen van ondersteuning. Het systeem is ontworpen om de efficiëntie te verhogen en de communicatie tussen verschillende instanties te verbeteren.
Het systeem wordt echter niet helemaal als gebruiksvriendelijk beschouwd. Een van de redenen hiervoor is dat het systeem geen duidelijke visual identity heeft, waardoor het soms lastig is om de verschillende pagina's te onderscheiden. Hierdoor vermindert de efficiëntie van het systeem.
De ontwerpvraag luidt:
“Hoe kunnen we met het MIC visual identity het VVS gebruiksvriendelijker maken, zodat de doelgroep het systeem efficiënter kan gebruiken?”
Proces
Connect
Systeemanalyse
Desk research
Userflows
Blueprint mapping stakeholder Stakeholder interview
Persona’s
Concept
Job stories
Brainstorming
Sketching
Create
Style guide
Wireframing
A/B testing
Figma prototype
Usability testing
Design system
Oplossing
Na het analyseren van het systeem en contact met gebruikers en stakeholders te hebben gehad, is er vastgesteld waar verbeteringen aangebracht moesten worden. in totaal zijn er 23 schermen her-ontworpen. Omdat er geen vastgelegde huisstijl was voor het MIC, heb ik samen met mijn collega geadviseerd om een design system op te zetten. Dit is immers een investering die in de toekomst helpt om de gebruikersinterfaces van het MIC consistent te houden, waardoor de merkidentiteit van het MIC correct wordt gecommuniceerd en de gebruikerservaring wordt versterkt. Terugkerende functionaliteiten/componenten hoeven hierdoor niet telkens opnieuw ontworpen te worden, wat kosten en tijd bespaart.
Before
After
Connect
De huidige situatie in kaart brengen
Het VVS werd aan het begin van de oorlog opgezet in samenwerking met stakeholders. Destijds was dit alleen gericht op noodzakelijke functionaliteiten. Na verandering van behoeften bij gebruikers, was analyse en begrip van het systeem nodig voor verbeteringen. Gesprekken met gebruikers en programmeurs leverden inzichten op in hoe het systeem gebruikt wordt. Dit resulteerde in een Service Blueprint map die de interactie van gebruikers met het VVS weergeeft.
Interviews
Ik heb onderzoek gedaan naar het vluchtelingen volgsysteem door gesprekken te voeren met de gebruikers. Ik wilde weten welke werkzaamheden zij uitvoeren, hoe ze te werk gaan en wat hun ervaringen met het huidige systeem zijn. Ik heb deze informatie verwerkt in twee persona's: de locatiemanager en de admin. Dit alles om een beter begrip te krijgen van de gebruikers en hun wensen en behoeften. Hierdoor kon ik het systeem verbeteren en optimaliseren voor een betere gebruikerservaring.
Job Stories
Bij het ontwerpen van de gebruikerservaring van het VVS, heb ik gebruik gemaakt van het gebruikersonderzoek en persona's. Dit heeft geresulteerd in de opstelling van job stories, die inzicht gaven in de context, doelen en motivatie van onze gebruikers. Door de job stories te clusteren, kon ik gericht brainstormen en beslissingen nemen vanuit het perspectief van de gebruiker. Dit resulteerde in oplossingen die aansluiten bij de behoefte van de gebruiker.
Concept
Verbeteringen in de flow van het Vluchtelingen Volgsysteem
Met als doel de flow van het systeem verbeteren, heb ik samen met mijn collega een grondige analyse uitgevoerd van de huidige flow. Hierbij maakten we gebruik van foto's en screenshots van de schermen en doorliepen we elk scherm zorgvuldig. Na de analyse verwerkte ik de geïdentificeerde verbeteringen in een duidelijke flowchart.
Een aantal voorbeelden van de verbeteringen zijn:
het verstrekken van feedback aan de gebruiker wanneer er geen toegang is tot een bepaald onderdeel, wat duidelijkheid biedt en de mogelijkheid geeft om dit aan de administrator te melden.
het toevoegen van een terug-knop op plekken waar dit momenteel nog niet aanwezig is.
de mogelijkheid om het account te bekijken en uit te loggen.
het wisselen van veiligheidsregio of locatie.
navigatie vanuit elke pagina.
het vragen van bevestiging bij drastische veranderingen, zoals het verwijderen van gegevens.
een melding die wordt weergegeven wanneer er gevoelige data wordt verwerkt.
Inspiratie
Bij het ontwerpen van oplossingen voor het VVS, heb ik uitgebreid onderzoek verricht naar vergelijkbare oplossingen in verschillende branches, waaronder hotels, logistiek en verzekeringen. Ik koos deze branches, omdat ze te maken hebben met grote hoeveelheden data en vergelijkbare uitdagingen hebben als het VVS.
Daarnaast heb ik me ook verdiept in UX enterprise, omdat het VVS ook deels op zo'n manier gebruikt wordt. Locatiemanagers die meerdere malen op de dag dezelfde taken en handelingen (moeten) uitvoeren in de VVS.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse varius enim in eros elementum tristique. Duis cursus, mi quis viverra ornare, eros dolor interdum nulla, ut commodo diam libero vitae erat. Aenean faucibus nibh et justo cursus id rutrum lorem imperdiet. Nunc ut sem vitae risus tristique posuere.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse varius enim in eros elementum tristique. Duis cursus, mi quis viverra ornare, eros dolor interdum nulla, ut commodo diam libero vitae erat. Aenean faucibus nibh et justo cursus id rutrum lorem imperdiet. Nunc ut sem vitae risus tristique posuere.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse varius enim in eros elementum tristique. Duis cursus, mi quis viverra ornare, eros dolor interdum nulla, ut commodo diam libero vitae erat. Aenean faucibus nibh et justo cursus id rutrum lorem imperdiet. Nunc ut sem vitae risus tristique posuere.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse varius enim in eros elementum tristique. Duis cursus, mi quis viverra ornare, eros dolor interdum nulla, ut commodo diam libero vitae erat. Aenean faucibus nibh et justo cursus id rutrum lorem imperdiet. Nunc ut sem vitae risus tristique posuere.
Brainstormen
Ik ben vervolgens aan de slag gegaan met het brainstormen, waarbij ik mijn inzichten en job stories gebruikte als leidraad. Mijn collega en ik deelden onze grove ideeën en selecteerden uiteindelijk de beste ideeën om te ontwikkelen tot concrete oplossingen.
Create
Van schets naar wireframe
Na het evalueren van de schetsen, ben ik ideeën om gaan zetten in concretere wireframes. Verschillende variaties werden gedeeld met de opdrachtgever, gebruikers en programmeurs. De feedback hierop heb ik meegenomen naar de volgende iteratie.
Analyse MIC dashboard & website
Vanuit de opdrachtgever is er gevraagd om het VVS te ontwikkelen op basis van de MIC huisstijl. Aangezien er geen vastgelegde huisstijl was, heb ik een analyse uitgevoerd van het MIC dashboard en de website om de huisstijl te bepalen.
Style Guide
Na het vaststellen van de huisstijl, heb ik een style guide ontwikkeld die richtlijnen geeft voor de verdere ontwikkeling en het ontwerp van het systeem. De style guide zorgt ervoor dat het systeem consistent en coherent blijft in termen van visuele uitstraling en gebruikersinterface. Vanuit de style guide zijn er nieuwe iteraties ontstaan.
Design System
Na overleg met de opdrachtgever, developer en collega’s heb ik vanuit een design systemoogpunt componenten responsive ontworpen. Ik ben systematisch te werk gegaan en ontwikkelde states voor elk component om een consistente en overzichtelijke gebruikersinterface te waarborgen. De ontwerpkeuzes werden vastgelegd en eventuele opmerkingen werden bij elke pagina gegeven voor een soepele overdracht aan de developers.
End Product
Prototype
Na verschillende iteraties en A/B-testen met gebruikers, is het eindresultaat uitgewerkt in een high-fid prototype.
Efficiënt op de hoogte van de locatiebezetting
Het Vluchtelingen Volgsysteem maakt het eenvoudig om de locaties waar vluchtelingen verblijven bij te houden. Locaties worden geordend op regio en gemeente, afhankelijk van je rechten. Wanneer vluchtelingen onderweg zijn, wordt de locatie geel weergegeven. Via de locatiecard is ook snel de bezettingstatus van een locatie te zien, waardoor locatiemanagers altijd weten of er nog geschikte plekken beschikbaar zijn. Gebruikers vonden dit een efficiënt en helder systeem voor het bijhouden van de locaties en bezetting van vluchtelingen.
Houd groepen vluchtelingen bij elkaar
Ook heb je de mogelijkheid om als groep bij elkaar te blijven, denk aan familie, vrienden of kennissen. Op de intake overzicht pagina vind je al de vluchtelingen waarvoor er nog een intake moet worden ingevuld.
Krijg feedback van het systeem
Op het moment dat je een fout maakt, geeft het systeem het aan via een melding. Daarnaast vraagt het systeem ook een bevestiging aan de gebruiker. Zo weet de gebruiker ten alle tijden wat er gebeurd en voorkom je fouten acties die niet makkelijk terug gedraaid kunnen worden.
Nieuwe functionaliteiten: efficiënte kamerverdeling en maatwerk
Er is een overzicht met kamers, hierop is de beschikbaarheid te zien en de vrije plekken. Groepen kunnen nu makkelijker in een kamer geplaatst worden, door de groep te selecteren en op de kamer te klikken.
Grote tabellen kunnen nu worden verkleind door alleen de essentiele informatie te tonen. De gebruiker kan zelf kiezen wat relevant is voor zijn of haar scenario. Verder kan de gebuiker de rije en kolommen sorten naar wens. Ook hier is rekening gehouden met de autonomie van de gebruiker en zijn eigen werkwijze.
Reflection
Ontwerp wordt geïmplementeerd voor verschillende regio's
In deze reflectie wil ik stilstaan bij mijn ervaringen tijdens het ontwerpen van het Vluchtelingen Volgsysteem (VVS). Dit project was voor mij een uitdaging en een mooie kans om te groeien als UX designer. Momenteel is het MIC druk bezig met het implementeren van het nieuwe ontwerp van het systeem, dat door negen verschillende regio's gebruikt zal worden en verder uitgebreid zal worden naar de asielzoekers.
Project Planning
Gedurende het project heb ik veel geleerd op het gebied van projectplanning, door de vrijheid die ik kreeg om mijn eigen visie op het project te ontwikkelen. Ik heb nauw samengewerkt met ontwikkelaars, opdrachtgevers en collega's, waardoor ik de beste manier heb kunnen vinden om het project tot een succes te maken.
Verdiept in UX enterprise
Tijdens dit project heb ik me verdiept in UX enterprise design en de benodigde overwegingen. Door het huidige systeem grondig te analyseren en te bepalen welke taken en functies prioriteit hebben voor elke rol, kon ik de user interface effectief ontwerpen. Bij enterprise design moet er extra rekening worden gehouden met het feit dat gebruikers vaak en frequent gebruik zullen maken van het systeem. Met deze kennis en inzichten heb ik een succesvolle UX-designoplossing kunnen ontwikkelen voor dit project.
Verdieping Figma en design systems
Ik ben ook verder gegaan in mijn kennis en vaardigheden op het gebied van design systems, responsive design en Figma met auto lay-out en properties. Dankzij deze verdieping kan ik nu systematischer te werk gaan en een beter overzicht houden over de ontwerpen die ik maak. Dit heeft een positieve impact op mijn workflow en zorgt ervoor dat ik efficiënter en effectiever kan werken. Ik ben trots op wat ik tijdens dit project heb bereikt en kijk uit naar de toekomst om nog meer uitdagende projecten aan te gaan.
Meer projecten
Let's work together!
Ben je op zoek naar iemand die jouw visie tot leven kan brengen of heb je een project waar je hulp bij nodig hebt? Neem dan gerust contact met mij op. Ik ben altijd geïnteresseerd in nieuwe uitdagingen en samenwerkingen.